I motivi del successo della firma elettronica nel 2021

Nel corso dell’ultimo decennio, la velocità è divenuta un fattore apicale per la buona riuscita di una transazione, sia essa la stipula di un accordo o la semplice emissione di un documento.

Tutti gli attori coinvolti nella redazione di atti o documenti ufficiali – dalla Pubblica Amministrazione alle società private, sino ai singoli cittadini – hanno dovuto dapprima prendere atto di tale cambiamento, e in seguito adeguarsi ai nuovi ritmi da esso imposti.

La produzione di atti relativi alla stipula di un accordo fra due o più parti, ad esempio, ha subito una brusca accelerata. Pensiamo all’acquisto di una casa, o alla richiesta di un mutuo o di una fideiussione: un tempo – e parliamo solo di dodici, massimo quindici anni fa – tali operazioni richiedevano settimane, a volte mesi, cadenzati da scambi di documenti cartacei fra le parti, eventuali emendamenti degli stessi, nuove stipule e infine sottoscrizioni delle versioni definitive. Il tutto, ovviamente, “in presenza” (dei diretti interessati o dei loro delegati) e previa un’apposita validazione da parte di un pubblico ufficiale (ad esempio un notaio).

Oggi, una buona parte (non tutto) di questa procedura è stata abbattuta dall’introduzione di una serie di dispositivi informatizzati che rendono lo scambio di documenti molto più agile e immediato. Tra questi dispositivi, la firma elettronica è probabilmente il più celebre e utilizzato, soprattutto nell’ultimo anno e mezzo, nel quale, anche – per non dire soprattutto – a causa della pandemia e della conseguente riduzione della mobilità individuale, la stipula di una grande percentuale di accordi è stata effettuata da remoto. Proprio per questo motivo, aziende leader in Europa in questo campo specifico, come Yousign, hanno visto aumentare esponenzialmente le sottoscrizioni di contratti.

Ma virus a parte, le ragioni per le quali la firma elettronica è divenuta così popolare in un tempo relativamente breve (e non solo in Italia) sono molteplici, e tutte più che valide. Pensiamo innanzitutto al fattore tempo. In precedenza un documento, per essere trasmesso elettronicamente provvisto di firma, doveva essere stampato, quindi firmato a mano, digitalizzato tramite uno scanner, salvato in formato PDF e infine inviato. Oggi, grazie a un protocollo elettronico pensato all’uopo, è possibile ottenere una firma pdf direttamente su file, eliminando il passaggio cartaceo. In questo modo, non solo si abbattono i tempi di stampa del documento (i quali, tutto sommato, si limitano a una manciata di secondi), ma soprattutto si elimina la necessità di far collimare i tempi di redazione del documento stesso con quelli di disponibilità in loco del firmatario. Dunque, niente più documenti in sospeso “in attesa di firma” da parte del capufficio…

Tutto ciò si traduce, in prima istanza, in un risparmio di denaro. Velocizzare una pratica rende possibile la realizzazione di transazioni praticamente in tempo reale, e ciò aumenta la produttività di un’azienda, e dunque il volume di affari della stessa, non più soggetta alla tara dei “tempi morti” dati dall’attesa. Senza fare menzione del risparmio di energia elettrica (le stampanti da ufficio riducono la loro operatività di oltre il 50%) e di carta.

Proprio quest’ultima appendice ci permette di introdurre un aspetto solo in apparenza marginale, vale a dire il tema ecologico. La digitalizzazione di gran parte degli atti e dei documenti, infatti, determina, come già detto, un minor consumo di energia e di carta. Ma tale risparmio ha delle ricadute non solo sul piano economico ma anche, su scala più ampia, su quello ambientale. Non a caso, l’obiettivo dell’Unione Europea per i prossimi anni è quello di ridurre la produzione di documenti cartacei allo stretto indispensabile, al fine di ridurre in maniera drastica la domanda di carta e preservare l’ecosistema. Un obiettivo ambizioso, che proprio strumenti come la firma elettronica stanno rendendo sempre più concreto.